Verfahrens-dokumentation

Unternehmer haben viele Pflichten, was insbesondere Buchhaltung und Steuern angeht. Zu den weniger bekannten Pflichten gehört die Verfahrensdokumentation. Diese sollte jeder Unternehmer mehr oder weniger umfangreich haben. Betriebsprüfer lassen sich diese vermehrt vorlegen. Die Betriebsprüfer berufen sich dabei auf das BMF-Schreiben vom 14.11.2014, Az.: IV A 4 - S0316/13/10003 zu den GoBD, nach dem für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. 

In der Verfahrensdokumentation müssen damit die gesamten organisatorischen und technischen Prozesse beschrieben werden, wie steuerlich relevante Daten und Unterlagen (Belege und Dokumente) in einem Unternehmen nach den Vorgaben von HGB, AO und GoBD erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Für die Verfahrensdokumentation gilt: 

• Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen enthalten sein 
• sie muss vollständig, schlüssig und verständlich sein 
• Verfahren und Verfahrensdokumentation müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist einander entsprechen, d. h. die Verfahrensdokumentation muss ggf. angepasst und historisiert werden 

Die Erstellung der Verfahrensdokumentation sollte möglichst nicht bloß aus reiner Pflichterfüllung gegenüber dem Finanzamt erfolgen, sondern als Ausgangspunkt für die Optimierung der eigenen Prozesse genutzt werden. 

Gerne beraten wir hierzu.